وظائف الإدارة المالية

تنظيم وظائف الإدارة المالية

للإدارة المالية مفهومان، هما:

المفهوم الأول:

الإدارة المالية (بالإنجليزية: Financial Management)، وتعني الوظيفة المالية أو النشاط المالي في المؤسسة.

وهذه الوظيفة تشمل عملية تحديد الاحتياجات المالية وتوفير التمويل المناسب لها ثم استعمالها في حيازة مختلف أنواع الأصول.

المفهوم الثاني:

الدائرة المالية (بالإنجليزية: Financial Department)، وهذا مفهوم تنظيمي، ويعني الجهة التي تتولى القيام بالدور المالي للمؤسسة.

وتُعتبر وظائف الإدارة المالية بمظهرها الإداري والفني واحدة في جميع المؤسسات، أي أن الاعتبارات المالية موجودة في جميع المشروعات بغض النظر عن حجمها وطبيعتها، لكنها تفترق في مدى التنظيم والتعقيد الذي تُمارس به هذه الوظيفة بين مؤسسة وأخرى من الناحية العملية، الأمر الذي يؤدي إلى التفاوت في تفاصيل وظائف الإدارة المالية بين المؤسسات المتفاوتة في الحجم.

طرق تنظيم الإدارة المالية

تختلف طريقة تنظيم الإدارة المالية من مؤسسة لأخرى تبعًا لاختلاف الحجم بالدرجة الأولى وطبيعة المؤسسة نفسها بدرجة أقل.

وفيما يلي تفاصيل تلك الاختلافات:

الإدارة المالية في المؤسسات الصغيرة

المالك في المؤسسات الصغيرة يكون هو المسؤول الأول – وربما الوحيد – عن الإنتاج والتسويق وشؤون الأفراد والوظيفة المالية أيضًا، فإذا كان هناك أناس آخرون عاملون معه في مجال الإدارة المالية، فإن ما يُعهد إليهم عادة هو بعض المظاهر البسيطة في هذه الوظيفة وحسب، كمسك الدفاتر وإدارة النقد والمحافظة عليه وتحصيل الأوراق المالية، في حين يحتفظ المالك لنفسه بجميع القرارات الخاصة بتحديد الاحتياجات المالية والاستثمار والتمويل وكذلك توزيع الأرباح.

الإدارة المالية في المؤسسات المتوسطة

في المؤسسات متوسطة الحجم يُتوقع أن يكون لديها إدارة مالية أكثر استقلالا في ممارسة وظيفتها المالية كما يُتوقع أن يرأسها شخص يحمل لقب المدير المالي، ويتمتع بصلاحيات أوسع من تلك التي يتمتع بها من يعمل في المؤسسات الصغيرة الحجم ذات الإدارة الفردية.

الإدارة المالية في المؤسسات الكبيرة

في حالة المؤسسات كبيرة الحجم لا تكون الأمور المالية عادة من مسؤولية شخص واحد، بل تتوزع بين عدة أشخاص متخصصين يتولّون مراكز إدارية متقدمة، وغالبًا ما يكون المسؤول الأول عن الأمور المالية (بالإنجليزية: Chief Financial Officer) في مرتبة نائب للمدير العام أو (بالإنجليزية: Vice President/Finance)، ويساعده شخصان يُطلق عليهما المدير المالي أو (بالإنجليزية: Treasurer) والمراقب المالي (بالإنجليزية: Controller).

وتُحدد مهمات هؤلاء الأشخاص عادة على النحو التالي:

نائب المدير العام للشؤون المالية

توجد وظيفة نائب المدير العام للشؤون المالية  (بالإنجليزية: Chief Financial Officer) في المؤسسات الكبيرة، ويتولى صاحب هذا المنصب الدور الأول في إدارة الشؤون المالية للمؤسسة، ويكون مسؤولا عن نشاط المُراقب المالي والمدير المالي. ويلعب هذا المسؤول دورًا رئيسيًا في السياسة المالية والتخطيط المالي الشامل للمؤسسة، وغالبًا ما يكون هذا الشخص عضوًا في الفريق الإداري للمؤسسة وعضوًا في مجلس الإدارة ليكون باستطاعته تقديم المشورة الفنية في القضايا ذات الصلة بالأمور المالية.

وتُحدد مكانة هذا الشخص وقوته في المجلس بقدر إلمام أعضاء المجلس في الأمور المالية.

ومن الأمور الهامة التي يعتمد فيها المجلس على خبرة هذا الشخص القرارات الخاصة بنسبة الأرباح الواجب توزيعها وقرارات الإنفاق الرأسمالي والتمويل اللازم لخطط المؤسسة طويلة الأجل.

المدير المالي أو مدير التمويل

يتمثل الدور الرئيسي للمدير المالي أو مدير التمويل (بالإنجليزية: Treasurer) في إدارة أموال المؤسسة والمحافظة على سيولتها وتأمين احتياجاتها التمويلية،.

وهكذا يكون دور المدير المالي أو مدير التمويل والأجهزة التابعة له القيام بالوظائف التالية:

• إدارة النقد
• تنظيم العلاقة بين البنوك والمؤسسات المالية
• الحصول على التمويل اللازم للمؤسسة
• إدارة الائتمان (ديون المؤسسة على الغير)
• توزيع الأرباح على المساهمين
• التأمين على موجودات المؤسسة

وبشكل عام، فإن المدير المالي يمارس الأعمال المالية الخارجية.

المراقب المالي

المراقب المالي (بالإنجليزية: Controller)، هو الشخص الذي يتولى المسؤولية المباشرة عن الأمور التالية من وظائف الإدارة المالية للمؤسسة:

• المحاسبة
• إعداد القوائم المالية السنوية
• التدفق الداخلي
• الرواتب
• إعداد القوائم المالية التقديرية
• إعداد الحسابات الضريبية

وبشكل عام، فإن المراقب المالي يمارس الأعمال المالية الداخلية.

وهناك فرق جوهري بين مفهومي الوظيفتين (المدير المالي والمراقب المالي) وهو أن المدير المالي يقوم بدور الحافظ (بالإنجليزية: Custodial) لأموال المؤسسة، أي تسلم موارد المؤسسة والمحافظة عليها، أما دور المراقب المالي فهو دور رقابي للتأكد من أن استعمال موارد المؤسسة قد تم بشكل صحيح.

موقع الإدارة المالية على الخارطة التنظيمية للمؤسسة

طبقًا للمفهوم الحديث للإدارة المالية يجب أن يكون المدير المالي قريبًا من قمة الهيكل التنظيمي للأسباب التالية:

1. الأهمية الكبرى لعمليات التخطيط والاستثمار والتمويل التي يعتبر المدير المالي مسؤولا عنها.
2. أهمية المعلومات التي تتوافر لدى الإدارة المالية للمؤسسة في عملية اتخاذ القرارات.
3. أهمية القرارات المالية في حياة المؤسسة ومستقبلها، الأمر الذي يُوجب بناء القرارات المتعلقة بالشؤون المالية على معلومات دقيقة.

سلطات المدير المالي

تلعب الإدارة المالية دورًا هامًا في حياة المؤسسات العصرية وتطويرها، وقد تجاوز دورها حفظ السجلات وإعداد التقارير وإدارة النقد وتحضير الرواتب، وأصبح يُركز على دور الحصول على الأموال من مختلف مصادر التمويل، واستعمال هذه الأموال في مختلف أنواع الأصول بغية تعظيم القيمة الحالية للمؤسسة.

وكما ازدادت أهمية القرارات المالية، كانت هناك ضرورة لاتخاذها من قِبل جهة أكثر قربًا من الإدارة العليا، لهذا السبب نجد أن العديد من المظاهر الهامة للوظيفة المالية تقوم بها الإدارة العليا للمؤسسة (المدير العام أو مجلس الإدارة). وبالرغم من ذلك يبقى هناك مجال كبير ليمارس المدير المالي فيه تأثيره في اتخاذ القرارات المالية في المؤسسة، وذلك من خلال كونه مستشارًا لهذه الإدارة يعمل على مساعدتها للوصول إلى القرار الأفضل.

علاقة الإدارة المالية بالوظائف الأخرى

تمت الإشارة إلى أن وظائف المؤسسة هي الإنتاج والتسويق والاستخدام والتمويل، وأن هناك ترابطًا قويًا بين وظيفة التمويل وجميع هذه الوظائف للأثر المتبادل بينهما، فالقرارات الإنتاجية ذات الصلة بالتمويل، لأن زيادة الإنتاج قد تتطلب استثمارًا في الموجودات التسويقية، ولا تشذّ عن ذلك وظيفة الاستخدام.

الإدارة المالية والمحاسبة

هناك الكثير ممن يخلطون بين وظيفتي الإدارة المالية والمحاسبة بسبب استخدام نفس المصطلحات ونفس القوائم المالية حين تناول هذين الموضوعين، وبالتالي لا يجدون فارقًا بينهما.

ولكن الصحيح هو أن المحاسبة تهتم أساسًا بعملية جمع البيانات، في حين تهتم الإدارة المالية بتحليل هذه البيانات لغايات اتخاذ القرار. فالمحاسب يتولى إعداد الميزانيات وقوائم الدخل، أما المدير المالي فيُركّز على التدفقات النقدية وعلى المعلومات المحاسبية التاريخية عند اتخاذ قراراته في إدارة الموجودات والاستثمار.

الإدارة المالية والاقتصاد

هناك ترابط قوي بين الإدارة المالية وعلم الاقتصاد، لأن كلا منهما يهدف إلى الاستخدام الأمثل للموارد المتاحة.

فالاقتصادي يهدف إلى استخدام الموارد المحدودة لمقابلة أهداف المجتمع في الحياة الفُضلى، كما أن الإدارة المالية تتخذ قراراتها المالية لتحقيق أفضل عائد لأصحاب المشروع، ويتأثر أداء المؤسسة إلى حد بعيد بالأداء الكلي، ويعتمد إلى حد كبير على الأسواق المالية، لذا يتوجب على المدير المالي أن يكون مُلمًا بالاقتصاد الكلي وبالسياسات المالية والنقدية وأثرها في وفرة الائتمان، وكذلك أن يكون قادرًا على توقع الأداء المستقبلي للاقتصاد.

الإدارة المالية والتسويق والإنتاج

للتسويق والإنتاج والأساليب الكمية علاقة بالقرارات اليومية للمدير المالي.

فعلى المدير المالي أن يأخذ في الاعتبار أثر تطوير منتج جديد وتسويقه، لأن هذين النشاطين يحتاجان إلى تمويل، ومن ثم فإن لهما أثرهما في التدفقات النقدية للمؤسسة.

كذلك يؤدي تغيير أساليب الإنتاج إلى استخدام آلات جديدة، وهذا يتطلب تقدير هذه الاحتياجات وتمويلها.

وأخيرًا، فإن أدوات التحليل الكمية هي أدوات مساعدة للإدارة المالية في اتخاذ قرارات مُعقدة.

وظائف الإدارة المالية

تُعتبر الإدارة المالية جزءًا من الإدارة الشاملة للمؤسسة.

والإدارة المالية يُناط بها عادة مسؤولية إدارة الأمور المالية للمؤسسة بالتنسيق مع الوظائف الأخرى للإدارة.

وأهم وظائف الإدارة المالية التي تتولاها هي التخطيط لتوفير الأموال بالكميات الكافية في المواعيد المناسبة وبالتكاليف المقبولة لغايات الاستثمار القادر على تحقيق العائد المناسب.

بالإضافة إلى تولي الرقابة على استخدامات الأموال ومصادرها.

في ضوء ما تقدم، يمكن تحديد إطار وظائف الإدارة المالية (بالإنجليزية: Financial Management Functions) بما يلي:

1. التخطيط المالي (تقدير الاحتياجات المالية)
2. القرارات الاستثمارية
3. القرارات التمويلية
4. الرقابة المالية
5. توزيع الأرباح
6. معالجة بعض المشكلات الخاصة (التصفية، والانضمام، والاندماج والتقييم).

وسوف يتم تناول هذه الوظائف بالتفصيل:

التخطيط المالي / تقدير الاحتياجات المالية

تتضمن وظيفة التخطيط المالي (بالإنجليزية: Financial Planning)، قيام المدير المالي بالتعرّف على الاحتياجات المالية للمؤسسة، الطويلة الأجل منها والقصيرة الأجل، وذلك في ضوء خططها للمستقبل، مستعينًا على ذلك بالموازنات النقدية التقديرية والميزانيات العمومية التقديرية. هذا ويجب ألاّ تُثني حالة عدم التأكد (بالإنجليزية: Uncertainty)، بالنسبة للتوقعات المستقبلية، المدير المالي عن الاستعانة بهذه الأدوات التخطيطية، لكن عليه أن يأخذ احتمالات الانحراف بيعن الاعتبار، ويجعل خططه مرنة إلى حد يستوعب مثل هذه الانحرافات.

وتُعتبر هذه الوظيفة من أهم وظائف الإدارة المالية، وعلى الإدارة المالية ممارستها بالتنسيق مع الإدارات الأخرى.

القرارات الاستثمارية / إدارة الموجودات

من وظائف الإدارة المالية المهمة، وتشمل وظيفة القرارات الاستثمارية (بالإنجليزية: Investment Decisions)، جميع القرارات الخاصة باستثمار الأموال في مختلف أنواع موجودات المؤسسة وقرارات تصنيفها.

بعد أن تقوم الإدارة المالية بتحديد احتياجاتها المالية المُتوقعة، وحصولها على الأموال اللازمة لتلبية هذه الاحتياجات، يتوجب عليها أن تتأكد من أن الموارد المُتاحة لها قد وُجهت لأفضل استخدام اقتصادي داخل المؤسسة تتحقق منه أكبر الفوائد والمنافع الممكنة.

القرارات التمويلية / التمويل

من ضمن وظائف الإدارة المالية، تشمل وظيفة القرارات التمويلية (بالإنجليزية: Financing Decision)، جميع القرارات المتعلقة بتقييم أثر استعمال مختلف أنواع التمويل، مثل التمويل قصير الأجل أو طويل الأجل، في قيمة المؤسسة وربحيتها.

وبعد أن تكون الإدارة المالية قد تعرفت على احتياجاتها من الأموال، تبدأ البحث عن مصادر التمويل المناسبة لمواجهة هذه الاحتياجات. وعندما تحدد الإدارة المالية المصدر الذي ستلجأ إليه لتمويل احتياجاتها، عليها أن تُراعي الملاءمة بين طبيعة المصدر وطبيعة الاستخدام وأن تهتم أيضًا بالكلفة والزمن والتركيبة المناسبة للجانب الأيسر للميزانية.

كل ذلك في إطار هدفها العام، وهو تعظيم القيمة الحالية للمؤسسة.

الرقابة المالية

يتلازم مع وضع الخطط المالية وجود نظام رقابة جيد يمكّن الإدارة المالية من مقارنة الأداء الفعلي مع الأداء المُتوقع لكي يتم التعرف على الانحرافات وتقصّي أسباب وقوعها أو حدوثها، ثم إيجاد الحلول اللازمة لهذه الانحرافات.

وهذه هي أحد وظائف الإدارة المالية المتمثلة في ظيفة الرقابة المالية (بالإنجليزية: Financial Control).

قرارات توزيع الأرباح

تشتمل وظائف الإدارة المالية أيضًا وضع سياسة توزيع الأرباح، والتي تتضمن تحديد النسبة التي سيتم دفعها نقدًا للمساهمين والأرباح التي سيتم توزيعها على شكل أسهم مجانية.

كما تتضمن سياسة توزيع الأرباح العمل على استقرار معدلات التوزيع على المدى الزمني.

هذا وترتبط قرارات توزيع الأرباح (بالإنجليزية: Dividends Decisions)، ارتباطًا قويًا بالقرارات التمويلية.

وذلك لأن الأرباح غير الموزعة تُعتبر من بين أهم مصادر التمويل بالإضافة إلى ميزتها في زيادة قدرة المؤسسة على الاقتراض.

معالجة بعض المشكلات الخاصة

من وظائف الإدارة المالية أيضًا معالجة بعض المشكلات الخاصة، وتتمثل هذه الوظيفة بما قد تقوم به الإدارة المالية عند مواجهتها لبعض المشكلات ذات الطبيعة الخاصة التي لا يتكرر حدوثها كثيرًا.

ومن المشكلات التي يمكن أن تواجه المؤسسة، وتقع ضمن اختصاص وظائف الإدارة المالية، عمليات التصفية، وكذلك عمليات الاندماج أو الانضمام.

كما يقع ضمن اختصاص وظائف الإدارة المالية إجراء التعديلات المالية اللازمة لتصحيح أوضاع المؤسسة المالية وتجنيبها الفشل.