معايير إدارة المشاريع

معايير إدارة المشاريع

من المهم أن يدرك كل طالب في مجال إدارة المشاريع المعايير الأساسية الأوروبية والدولية التي تطبق في ممارسة إدارة المشاريع إدراكاً تامًا. وفي معظم الحالات، على الرغم من ذلك، من المهمّ أن يعيّن أي شخص يحاول تطوير معرفته بما يفعله مدراء المشاريع ما يلي:

• ماهية معايير إدارة المشاريع المتوافرة.
• الغاية من هذه المعايير.
• كيفية ترابط وتداخل هذه المعايير فيما بينها.

ويكتسي هذا المفهوم أهمية كبرى لأن الأشخاص على اختلافهم يتميزون بآراء مختلفة حول ماهية إدارة المشاريع وكيفية تسييرها. يكفي النظر في مجموعة مقررات إدارة المشاريع المتوافرة لمرحلة ما بعد التخرج في جامعات المملكة المتحدة لإدراك هذا الأمر. ففي الواقع، يظهر اختلاف واضح في مناهج هذه المقررات. فقد بات من المؤكد أن “إدارة المشاريع” تحمل معاني مختلفة بالنسبة إلى أشخاص مختلفين. فيرى بعض الأشخاص في إدارة المشاريع اختصاصًا تقنيًا صعبًا صرفًا لأنه يعني فحسب بتخطيط تطوير المشروع المادي وضبطه. أما بعضهم الآخر فيعتبر إدارة المشاريع مسألة “سهلة” للغاية أو مسألة مرتكزة على الأفراد. في المقابل، يذهب آخرون إلى القول بضرورة أن تشتمل إدارة المشاريع على عدد من الاختصاصات الأخرى شأن إدارة المخاطر وإدارة القيمة.

ويكمن الحل لهذا الطيف من وجهات النظر في معاينة المعايير. ولا بدّ من الإشارة في هذا الإطار إلى توافر معايير وطنية ومعايير دولية تقيّد إدارة المشاريع وتؤدي دور علامات شاملة دولية ووطنية يحتذي بها الأفراد والمؤسسات المنتسبين إلى الهيئات الاحترافية المعنية بإدارة المشاريع والمنتشرة في أقطاب العالم كافة. والواقع أن ممارسة إدارة المشاريع الفعلية تترسخ إلى حد ما في هذه المعايير الدولية والوطنية. ففي المملكة المتحدة، تتوافر ثلاثة معايير أساسية تُستخدم كأساس لممارسة إدارة المشاريع وتتمثل بما يلي:

هيئة المعرفة التابعة لجمعية إدارة المشاريع

تمتلك جمعية إدارة المشاريع ما يُعرف باسم هيئة المعرفة التي تعد النظير البريطاني لنموذج معهد إدارة المشاريع الأميركي. وتتميز هذه الهيئة بكونها متعددة الاختصاصات وقابلة للتطبيق في كل القطاعات، كما أنها تحدد المعايير ومجالات المسؤولية لمدراء المشاريع في كل القطاعات الإنتاجية. انطلاقًا من هنا، تشكل هيئة المعرفة وثيقة شاملة تضعها جمعية إدارة المشاريع وتنشرها. وتعكس هيئات المعرفة الموازية لها والصادرة في بلدان أخرى. وبدورها، تعمد جمعية إدارة المشاريع الدولية إلى تنظيم وتنسيق مختلف الهيئات الاحترافية الخاصة بإدارة المشاريع وهيئات المعرفة. والجدير بالذكر أن جمعية إدارة المشاريع الدولية تضم أعضاء من مختلف جمعيات المشاريع الوطنية. من هنا، يجدر اعتبار هيئة المعرفة الخاصة بجمعية إدارة المشاريع معيارًا وطنيًا يتلاءم والمعايير العالمية لإدارة المشاريع. ونذكر نهاية أن هيئة المعرفة البريطانية الخاصة بجمعية إدارة المشاريع تشبه إلى حد بعيد هيئة المعرفة التابعة لمعهد إدارة المشاريع الأميركي وهيئات أخرى منتشرة في أرجاء العالم كافة.

من الضروري الإشارة في هذا السياق إلى أن إدارة المشاريع التي تستخدم مختلف هيئات المعرفة تتسم بطابعها الدولي والمتعدد الاختصاصات. فهي دولية لأن مختلف الهيئات الاحترافية في كل بلد أصدرت هيئة معرفة خاصة بها تتماشي وإرشادات جمعية إدارة المشاريع الدولية، ما يعني أن مختلف البلدان تطور جميعها هيئات معرفة متشابهة. وبتعبير آخر، يفترض مدير مشاريع بريطاني ومدير مشاريع أميركي يحترمان هذه الإرشادات أن يعملا بالطرق نفسها و “أن يتكلما اللغة نفسها”. إلا أن الحالة ذاتها لا تنطبق على مهن أخرى شأن الطب والمحاماة حيث تختلف قوانين الممارسة والمتطلبات المهنية إلى حد بعيد. وبما أن هيئات المعرفة الخاصة بإدارة المشاريع متداخلة الاختصاصات، تكون وثائق شاملة يتم إصدارها ضرورية لتوضع في استخدام الجميع في كل بلد بدل أن تصمم لتستخدم في قطاعات وصناعات معينة. فمن شأن مدير مشاريع أميركي يعمل في الزراعة أن يتبع طرق العمل نفسها ويتكلم اللغة نفسها التي يتكلمها مدير مشاريع بريطاني يعمل في هندسة المسارات.

المعيار البريطاني BS6079 لإدارة المشاريع

يشكل المعيار البريطاني BS6079 ومعيار الأيزو 10006 ISO10006 على التوالي علامة المملكة المتحدة وعلامة الاتحاد الأوروبي لممارسة إدارة المشاريع. وتحدد هاتان العلامتان المعايير الوطنية والدولية للممارسة، علمًا بأنهما ترتكزان إلى حد بعيد على مقاربة جمعية إدارة المشاريع. ويحاول المعيار البريطاني BS6079 تحديد الإرشادات العملية لممارسة إدارة المشاريع في المملكة المتحدة. والواقع أن وثيقة المعيار تغطي كل النواحي بدءًا من نظرية إدارة المشاريع ووصولاً إلى التطبيقات المباشرة. وستتم أدناه مناقشة الأقسام المختلفة في المعيار بمزيد من التفصيل.

ولا بدّ من الإشارة إلى أن العنصر الأكثر أهمية في المعيار البريطاني BS6079 هو خطة المشروع الاستراتيجية. فهذه الخطة توفر هيكلية لتنظيم ومراقبة أي مشروع بغض النظر عن الموقع أو المجال الصناعي وتشكل إطار عمل شامل يمكن نقله من مشروع إلى آخر، ما يوفّر العناصر الهيكلية الأساسية لبناء خطة مشروع بالنسبة إلى كل مشروع منفصل. والمقصود هو أن مدراء المشاريع، باستخدامهم هذه المقاربة، يطوّرون جميعهم المشاريع بالطريقة نفسها استنادًا إلى إطار العمل الأساسي نفسه. وتصبح خطط المشاريع الاستراتيجية كافة متطابقة، ما يسمح أيضًا بإجراء مقارنات مباشرة للأداء.

معيار 2 PRINCE لإدارة المشاريع

منهجية قائمة بحد ذاتها. وقد تم تطويرها في الأصل بهدف إرساء معايير إدارة المشاريع ضمن تكنولوجيا المعلومات أو “البيئة المنضبطة”، ومن هنا أصل التسمية “إدارة المشاريع في بيئة منضبطة” أو بالاختصار “برينس PRINCE”. وباعتبارها منهجية، هي ترتكز على إدارة المعلومات وضبطها. أضف إلى ذلك أنها ملائمة فقط للأنظمة البيروقراطية وغير مصممة كمنهجية لسيناريوهات إدارة المشاريع “الأشد صلابة” مثل البناء. وبالتالي، فإن برينس ۲ ( PRINCE 2 ) تشكل فعليًا بديلاً عن المعيار البريطاني BS6079. ويمكن لأي مؤسسة أو شركة تقوم بإرساء نظام لضبط إدارة المشاريع للمرة الأولى أن تبني هيكلية هذا النظام إما على المعيار البريطاني BS6079 وإما على برينس ٢ ( 2 PRINCE )، ولكن ليس على الاثنين معًا.

هرمية معايير إدارة المشاريع

ويمكن تلخيص هرمية معايير إدارة المشاريع كما هو مبين في الشكل (4.25). علمًا بأن جمعية إدارة المشاريع الدولية تضبط المعايير الدولية، في حين أن الهيئات المهنية الوطنية المختلفة تضبط المعايير في بلدانها من خلال هيئات المعرفة التابعة لها. وتتجلى معايير إضافية تعالج تفاصيل الممارسة مثل المعيار البريطاني BS6079 وبرينس ۲ ( 2 PRINCE ).

ويجدر بمدراء المشاريع أن يعملوا ويؤدوا وظيفتهم ضمن الثوابت التي تحددها هيئة المعرفة التابعة لجمعية إدارة المشاريع. وإن لم يفعلوا ذلك، لا يمكن القول إنهم يمارسون فعليًا “إدارة المشاريع” مهما كانت جهودهم مفيدة وناجحة.

بالإضافة إلى هذه الوثائق الدولية الشاملة، تكاثرت مؤخرًا الاستجابات الخاصة بكل صناعة، إذ سعت النقابات المهنية أو الهيئات الصناعية إلى إنتاج صيغ مكيّفة عن هذه المعايير الشاملة خاصة بكل صناعة. والواقع أن عدة مؤسسات كبرى في المملكة المتحدة، مثل بريتيش برودكاستينغ كوربوریشن British Broadcasting Corporation (مؤسسة الإرسال البريطانية) وبريتيش تيليكوم British Telcom (شركة الاتصالات البريطانية)، طوّرت أصول ممارسة خاصة بها وملخّصات عن ممارسة وتطبيق إدارة المشاريع ضمن مؤسساتها. وهذا يعني بالنسبة إلى كل صناعة أو مهنة وجود ثلاثة معايير تحكم فعليًا ممارسة إدارة المشاريع. وتتمثّل هذه المعايير بهيئة المعرفة التابعة لجمعية إدارة المشاريع الدولية، والمعيار البريطاني BS6079 الوطني، والنسخة الخاصة بكل صناعة. ويُفترض بكل شخص معني بإدارة المشاريع أن يكون مدركاً على الأقل لما تعنيه هذه المعايير وكيف تعمل معًا.

نظام معايير ثلاثي

وبالتالي، تشكل هذه المعايير الشاملة والخاصة نظام معايير ثلاثيًا. وقد تم تجسيد هذا المفهوم في هيئة مخطط بياني في الشكل (4.26).

ونتيجة لذلك، ينبغي أن يشتمل أي نظام لإدارة المشاريع على نواة أساسية تنبثق عن هيئة المعرفة التابعة لجمعية إدارة المشاريع ومعايير الممارسة المهنية لديها. وينبغي بعد ذلك أن تتمدد هذه النواة لتشمل الإجراءات الرسمية المندرجة في المعيار البريطاني BS6079 أو برينس ۲ (2 PRINCE) وأن تتوسّع مرة أخرى لتشمل النواحي الخاصة بكل قطاع أو شركة.

جمعية إدارة المشاريع وهيئة المعرفة التابعة لها

مقدمة

تُعتبر جمعية إدارة المشاريع الهيئة المهنية لإدارة المشاريع في المملكة المتحدة. وهي في الواقع جزء من جمعية إدارة المشاريع الدولية، وترتبط عبر صلات متينة بجمعيات مشابهة ومرادفة لإدارة المشاريع في سائر أنحاء العالم. وبالتالي، إنها هيئة دولية تشكل جزءًا من مجموعة عالمية أكبر من هيئات إدارة المشاريع.

وقد أسّست جمعية إدارة المشاريع هيئة معرفة تهدف إلى تشكيل معيار لتقييم الخبرة في مجال إدارة المشاريع. أضف إلى ذلك أن هذه الهيئة تُستخدم كأداة للتقييم الذاتي من أجل مساعدة مدراء المشاريع على قياس كفاءتهم المهنية الخاصة لدى الترشح لمستويات مختلفة من العضوية. والجدير بالذكر أن هيئة المعرفة التابعة لجمعية إدارة المشاريع تتجزأ إلى عدة أقسام وأقسام فرعية يحدد كل منها مجموعة أو مجموعة فرعية مختلفة من المهارات الأساسية لإدارة المشاريع. والمقصود أن هيئة المعرفة تحدد أربعة مجالات أساسية للخبرة المطلوب توافرها لدى مدير مشروع مُجاز، وأيضًا مجالات الخبرة الفرعية ضمن هذه المجالات الأساسية والمكوّنات الفردية في كل مجال فرعي.

والواقع أن مؤسسات مهنية أخرى قد اعترفت بنمو إدارة المشاريع وقامت بعدة محاولات لإدراجها كتخصص اختياري ضمن هيكلية العضوية فيها. لكن جمعية إدارة المشاريع تبقى الهيئة المهنية الشاملة الأولى لإدارة المشاريع.

غايات وأهداف جمعية إدارة المشاريع

وتتمثل الغابات والأهداف المعلنة لجمعية إدارة المشاريع بما يلي:

• أن تشكل نقطة الاتصال الأولى: أن تشكل سلطة وطنية لإدارة المشاريع عبر الإنترنت.
• أن تقود عملية تطوير الأداء المهني: أن تعزز التطور المهني لدى مدراء المشاريع الممارسين في المملكة المتحدة وأوروبا الغربية.
• أن تناصر تمثيل المصالح: أن تمثّل مصالح مدراء المشاريع في المملكة المتحدة في كل أقسام الصناعة والتجارة والفنون بغض النظر عن التخصص الفردي.
• أن تحدد معايير للمؤهلات: أن تحدد معايير المؤهلات الأكاديمية والمهنية لمدراء المشاريع المُجازين.
• أن تطور شبكة فروع وطنية ناشطة: أن تبني شبكة فروع وطنية وتحافظ عليها من أجل تسهيل مساهمة كل الأعضاء في سائر أنحاء المملكة المتحدة.
• أن ترسي ممارسة التدريب وإجراءاته: أن ترسي وتصون برامج تدريب مستمرة ملائمة لمدراء المشاريع من كل مستويات الخبرة والكفاءة.

لا بدّ من الإشارة إلى أن الهدف من هذا القسم تطوير فهم لما تمثله هيئة المعرفة التابعة لجمعية إدارة المشاريع وموقع الجمعية من النظام العالمي للمعايير المهنية لإدارة المشاريع. ويقدّم هذا القسم أيضًا فكرة عن المعايير الأساسية التي تنطبق على ممارسة إدارة المشاريع، فضلاً عن المعايير المهنية التي تنشرها وتطوّرها الجمعيات والمؤسسات المهنية. والجدير بالذكر أن هيئة المعرفة التابعة لجمعية إدارة المشاريع تشكّل وثيقة معيارية تتماشى مع معايير الممارسة مثل المعيار البريطاني BS6079، كما المعايير الخاصة بكل قطاع أو شركة.

جانبية هيئة المعرفة التابعة لجمعية إدارة المشاريع

تورد هيئة المعرفة التابعة لجمعية إدارة المشاريع أربعة مجالات رئيسة ينبغي أن يتمتع فيها مدير المشروع المؤهل بالمقدرة الأكاديمية والتجريبية المناسبة. والواقع أن المجالات الأربعة تحدد تلك المجالات التي ينبغي أن يتمتع فيها مدير المشروع بالمعرفة المفصّلة والفهم للنظرية والتطبيق العملي. وقد تم أدناه وصف المجالات الأربعة بمزيد من التفاصيل.

• إدارة المشاريع.
• المؤسسة والأشخاص.
• التقنيات والإجراءات.
• الإدارة العامة.

تتوافر نسخ عن هيئة المعرفة التابعة لجمعية إدارة المشاريع في المملكة المتحدة مصدرها:

• جمعية إدارة المشاريع.
• 85 أوكسفورد رود.
• هاي وايكومب.
• باكينغهامشاير، HP112DX.
• UK.

أضف إلى ما تقدّم أن هيئات وطنية أخرى لإدارة المشاريع، مثل المعهد الأميركي لإدارة المشاريع، قد نشرت هيئات معرفة مماثلة تختص بالممارسة في بلدانها، مع أن الهيئتين البريطانية والأميركية للمعرفة متشابهتان وتشتملان على المجالات العامة نفسها.

إدارة المشاريع

تشمل إدارة المشاريع نواحي خاصة مثل فهم دورات حياة المشاريع، واستراتيجيتها، وبيئتها. وتوضح هيئة المعرفة التابعة لجمعية إدارة المشاريع ضرورة أن يفهم مدير المشروع مجموعة واسعة من المسائل المرتبطة بممارسة إدارة المشاريع. ومثالٌ على ذلك بيئة المشروع. فلا ينشأ المشروع في عزلة. وينشط نظام إدارة المشاريع الداخلية ضمن الهيكلية المؤسساتية الأم التي تشكل بيئة مباشرة للمشروع يمكن للتغييرات الطارئة عليها أن تؤثّر مباشرة فيه. فضلاً عن ذلك، تعمل المؤسسة نفسها ضمن البيئة الخارجية، ويمكن للتأثيرات الطارئة عليها وعلى البيئة الخارجية على حد سواء أن تؤثّر مباشرة في المشروع.

المؤسسة والأشخاص

يشمل مجال المؤسسة والأشخاص القيادة والتواصل وبناء الفريق. ويعتمد نجاح العمل على فهم مدير المشروع لمختلف المجالات مثل القيادة. والواقع أن أسلوب القيادة الأمثل يختلف بحسب طبيعة المشروع، كما بحسب مراحل دورة حياته. هذا ويُفترض أن يتطوّر أسلوب القيادة مع تطوّر المشروع، ما يعني أن استجابة القيادة المثلى للتغيير ستختلف أيضًا بمرور الوقت.

التقنيات والإجراءات

تشمل التقنيات والإجراءات مجالات مثل الجدولة والتخمين، وتشكل المجالات التقليدية “الصلبة” في إدارة المشاريع. والواقع أنه يجدر بمدير المشاريع أن يتمتع بفهم مفصّل لمختلف تقنيات التخطيط والتخمين التي يمكن استخدامها في المشاريع، فضلاً عن فهم مختلف إجراءات الضبط والمراقبة المطلوبة بهدف ضمان تطبيق الخطط بنجاح. وينبغي أن يكون مدير المشروع واعيًا على وجه الخصوص لأحدث مقاربات التخطيط والضبط، ولا سيما تلك المقاربات (مثل القيمة المكتسبة) التي ترتبط بمتغيّرة واحدة أو أكثر من متغيّرات معايير النجاح.

الإدارة العامة

تشمل الإدارة العامة المالية والقانون. ويتولى اختصاصيون ملائمون تغطية هاتين الوظيفتين، إنما يجدر بمدير المشروع أن يتمتّع بفهم أساسي للإجراءات والمقاربات المرتبطة بهما. وعلى سبيل المثال، يُفترض بمدير المشروع أن يتمتّع بفهم لقوانين العقود الأساسية بحيث يستطيع تقدير أي الأفعال مسموح بها أو غير مسموح بها بموجب أحكام وشروط العقود المختلفة التي يُحتمل التعرض لها. والجدير بالذكر أن هذه النقطة تتميّز بأهمية بالغة في حالة إدارة المشاريع الخارجية حيث يُحتمل أن تُبرم مجموعة من العقود المتنوّعة وتتجلى أهمية امتلاك مدير المشروع المعرفة الملائمة والمهارات التجريبية. ولا يكفي أن يتمتع مدير المشروع بقدرات متطوّرة في بعض هذه المجالات وليس في غيرها. وعلى سبيل المثال، من المستحيل التخطيط لمشروع وإدارته بفعالية من دون أي معرفة بالعقود. ومن الممكن تعيين اختصاصيين خارجيين للاهتمام بمعظم نواحي الضبط التعاقدي، إنما يُفترض بمدير المشروع أن يعرف ما هو العقد وكيف يمكنه استخدامه وتطبيقه كجزء من مسار التنفيذ.

مجالات الخبرة المشمولة

الجدير بالذكر أن هيئة المعرفة التابعة لجمعية إدارة المشاريع تحاول أن تشمل المجموعة الكاملة من مجالات الخبرة في إدارة المشاريع. وهي تشدّد على مجموعة مجالات المواضيع المطلوبة كما على أهمية الخبرة عبر كامل دورة حياة المشروع. والواقع أن بعض المجالات في الممارسة المهنية يميل إلى التركيز على جزء خاص في دورة حياة المشروع. فالمستشار الهندسي الذي يتم تكليفه بتصميم وتنفيذ منشأة متكاملة للتكييف والتبريد في مبنى جديد يكون معنيًا بالدرجة الأولى بتصميم النظام والحرص على أن تعمل المنشأة المكتملة بالشكل الصحيح. لكنه لا يكون عمومًا معنيًا بالاستخدام الطويل الأمد للنظام أو بأي مشاكل قد تطرأ في خلاله. وفي هذا السياق، تشدد هيئة المعرفة التابعة لجمعية إدارة المشاريع على ضرورة أن يكون مدير المشروع معنيًا بمراحل ما قبل التصميم حيث يتم تحديد أداء النظام، كما باستخدامه على المدى الطويل ومرحلة إيقافه. ويشمل هذا الالتزام الطويل الأمد المراجعة ما بعد التركيب وتكاليف الاستخدام على المدى الطويل.

مجالات خبرة جديدة

هذا وتشمل هيئة المعرفة التابعة لجمعية إدارة المشاريع مجالات جديدة نسبيًا على الممارسة في المملكة المتحدة، وإن كانت تقع ضمن ميدان الممارسة المهنية لإدارة المشاريع. ويتمثّل أحد هذه المجالات بإدارة القيمة. والواقع أن هذا الاختصاص قد أصبح شائعًا في الولايات المتحدة، إلا أنه لا يزال في المراحل الأولى لاعتماده في أوروبا. ولا بدّ من الإشارة إلى أن إدارة القيمة تعنى بالبحث المفصّل في عروض التصاميم الأولية على مستوى غايات وأهداف الزبون. فمن الممكن تحسين التفسيرات الأولية للملخّص المقدّم من الزبون، أو المواصفات المحددة من قبل المصمّمين، من أجل تقديم قيمة أكبر. وباستخدام أدوات وتقنيات إدارة القيمة، غالبًا ما يكون مدير المشروع قادرًا على اقتراح تغييرات مبكرة في التصاميم بحيث يتم استغلال المساحة والمواد المتوافرة وخيارات التصميم وسيناريوهات التكلفة البديلة بمزيد من الفعالية.

ويُنصح أولئك الذين يبدون اهتمامًا بالغًا في تطوير مهاراتهم في إدارة المشاريع بأن يستحصلوا على نسخة من هيئة المعرفة التابعة لجمعية إدارة المشاريع ويألفوها. وتتوافر اليوم هيئة المعرفة التابعة للمعهد الأميركي لإدارة المشاريع كملف قابل للتحميل عن الإنترنت.

ملخص

تشكل هيئة المعرفة التابعة لجمعية إدارة المشاريع معيارًا وطنيًا معتمدًا في المملكة المتحدة لممارسة إدارة المشاريع. وتشكل واحدة من مجموعة هيئات المعرفة المشابهة الصادرة عن جمعيات مهنية مختلفة في سائر أنحاء العالم، ولا بدّ من الإشارة إلى أن هذه الهيئة تحدد الإرشادات والمعايير المهنية للمهنة، وتشكل مستوىً واحدًا من ثلاثة مستويات للمعايير المطلوبة من أجل نظام فعّال لإدارة المشاريع.

وقت مستقطع (تدريب)

فكر في: معايير إدارة المشاريع

يتحدث أشخاص كثيرون عن “إدارة المشاريع” في حين أنهم يقصدون في الواقع أمرًا آخر. ومن الضروري جدًا أن نقدّر وجود هيئة دولية معترف بها من أجل إرساء معايير إدارة المشاريع والممارسة المهنية والحفاظ عليها. وتشكل هذه الهيئة، أي جمعية إدارة المشاريع الدولية، مؤسسة دولية تربط مختلف الهيئات الوطنية لإدارة المشاريع ببعضها البعض. وفي المملكة المتحدة، تُعتبر جمعية إدارة المشاريع الهيئة المهنية الشاملة لممارسة إدارة المشاريع في الصناعات كافة. فتحدّد مناهج الاختبار الخاصة بالمهنيين في مجال إدارة المشاريع، كما الكفاءات الأساسية في هيئة المعرفة التابعة لجمعية إدارة المشاريع.

ويتم بشكل متزايد اعتماد معايير أخرى. ففي المملكة المتحدة، شكل المعيار البريطاني BS6079 المحاولة الأولى لإرساء إرشاد بريطاني للممارسة المهنية في مجال إدارة المشاريع. وقد تم تطوير هذه الوثيقة عبر استشارة أكاديميين وصناعيين، وجرى تصميمها كمحاولة لدمج مجموعة من المقاربات الصناعية المختلفة في إدارة المشاريع.

وقد استجابت صناعات خاصة إلى حد ما عبر اعتماد معاييرها الخاصة لممارسة إدارة المشاريع. فباتت كل المؤسسات الكبرى تقريبًا تمتلك اليوم دليلها الخاص لإدارة المشاريع الذي يطبّق نظرية إدارة المشاريع على المؤسسة.

الأسئلة

• لماذا يُعتبر توافر معايير دولية شاملة لإدارة المشاريع ضروريًا؟
• ما هي دلالة المعيار الدولي الشامل ودلالته المحتملة؟
• كيف يمكن مقارنة المقاربة الدولية الشاملة للمعايير بالمقاربات القائمة في اختصاصات أخرى مثل الطب أو القانون؟

المعيار البريطاني لإدارة المشاريع BS6079

مقدمة

المعيار البريطاني BS6079 هو دليل المعايير البريطانية لإدارة المشاريع، وهو يحدد الإرشادات والإجراءات لممارسة إدارة المشاريع في المملكة المتحدة.

والواقع أن أحد الأقسام الأكثر أهمية في هذه الوثيقة يتمثّل بخطة المشروع الاستراتيجية للمعيار البريطاني BS6079. وترتكز فلسفة خطة المشروع الاستراتيجية على تحديد المعايير. ففي الوقت الحالي، يمكن تطوير المشاريع وإدارتها بأي شكل يعتبر المدير الفردي المسؤول أنه الأفضل. ولا وجود لمتطلبات معيارية فيما يتعلق بإعداد الوثيقة، أو التسجيل، أو تخطيط وضبط التكلفة، وحتى ضبط الجودة. ويتم بالتالي تطوير المشاريع وتنفيذها بأساليب عدّة، بين القطاعات المختلفة وضمن القطاعات نفسها على حد سواء. ولكل مؤسسة إجراءات خاصة بها، لا بل يمكن للأعضاء في مهن التصميم نفسها أن يعتمدوا مقاربات مختلفة في تصميم وتسجيل المعلومات.

يشكل تخطيط التكلفة واحدًا من الأمثلة في هذا الصدد. وتتوافر أساليب معيارية مختلفة للقياس عبر الاتحاد الأوروبي. فضلاً عن ذلك، لا وجود لمقاربات معيارية بالنسبة إلى تقديم المعلومات الخاصة بالرسم، ما يعني أن المقياس ليس وحده الذي يختلف من مشروع إلى آخر، وإنما كذلك هي الحال بالنسبة إلى تقديم المعلومات.

هذا ولا وجود لمقاربات معيارية فيما يتعلق بإرساء أو تحديد نسق خطط التكلفة. فجمع البيانات عن التكلفة وإعداد التقارير الخاصة بها يتفاوتان إل حد كبير من عقد إلى آخر، ومن ممارسة إلى أخرى. لكن هذا الأمر ينطوي على عيوب واضحة. فهو يجعل من الصعب على أي شخص أن يقيّم أداء المشروع وأداء الفريق العامل على المشروع الفردي، بسبب وجود متغيّرات عدّة غير معروفة. وقد يكون من المفيد أن يتمتع المرء بالمقدرة على قياس مدى حسن أداء فريق للتصميم نسبةً إلى الأتعاب التي يتم دفعها. وهذا مستحيل حاليًا بسبب مستويات المعلومات المتوافرة في النظام والصعوبات التي يولّدها على عزل خصائص الأداء الفردي عندما تكون الثوابت قليلة جدًا.

معالجة المشكلات

يحاول المعيار البريطاني BS6079 معالجة هذه المشكلة، على الأقل جزئيًا. فهو يحدد خطة مشروع شاملة يمكن تطبيقها على المشاريع كافة. وبالتالي، يتم تطوير مشروع زراعي بالطريقة نفسها التي يتم اعتمادها لتطوير مشروع بناء. وفي النهاية، قد يصبح المعيار البريطاني BS6079 معيارًا أوروبيًا، بحيث يتم تطوير المشاريع الزراعية ومشاريع البناء بالطريقة نفسها في سائر أنحاء الاتحاد الأوروبي.

يهدف هذا القسم إلى تطوير فهم أساسي لما تعنيه خطة المشروع الاستراتيجية في المعيار البريطاني BS6079 وكيفية عملها. والواقع أن هذه الخطة تشكل وثيقة معيارية تعمل عند مستوى واحد ضمن نظام إدارة المشاريع وتنشط إلى جانب المعايير التي تحددها الجمعيات المهنية والمؤسسات، كما المعايير الخاصة بكل شركة أو قطاع. وسيتم أدناه عرض الأقسام الرئيسة في خطة المشروع الاستراتيجية الخاصة بالمعيار البريطاني BS6079.

خطة المشروع الاستراتيجية الشاملة في المعيار البريطاني BS6079

تتمثل العناصر الأساسية في خطة المشروع الاستراتيجية الشاملة المحددة في المعيار البريطاني BS6079 ما يلي:

الأعمال التمهيدية

تشتمل معظم خطط المشاريع الاستراتيجية على قسم تمهيدي موسّع. ويتضمن هذا القسم في العادة عناصر مثل صفحة اسم المشروع، ووصف المشروع، ولائحة المحتويات، والمقدّمة. وتحدد الأعمال التمهيدية بفعالية سياق المشروع وأسماء الأشخاص الرئيسين المعنيين بتخطيط المشروع وتنفيذه. هذا ويحدد قسم الأعمال التمهيدية في العادة نوعًا من مرجعية ضبط الترتيب. وهذا أمر مهم في المشاريع الكبيرة والمعقّدة حيث يُستخدم نظام الإدارة الترتيبية (أنظر وحدة 7). وقد ينطوي ذلك على تعيين محدّدي الأعضاء الرئيسين في الفريق العامل على المشروع، بالإضافة إلى نوع من نظام الأمن الهادف إلى ضبط ولوج المعلومات الخاصة بالمشروع.

ففيما يتطوّر المشروع، يساهم أشخاص مختلفون في المعلومات، ما يولّد حاجة إلى المزيد من الأشخاص لولوج بعض المعلومات التي تم إدخالها إلى النظام. لكن بعض المعلومات مثل استراتيجية التقدير وبيانات حساب التكلفة قد تكون سريّة، فتتجلى حاجة مماثلة إلى تقييد ولوج المعلومات. ومن أجل تحقيق الضبط الأمني، قد يُخصَّص لكل عضو في الفريق العامل على المشروع رمز لمستوى الأمن الخاص به، ما يعني أن رموزًا مختلفة تسمح بولوج مستويات مختلفة من المعلومات ضمن النظام.

غايات وأهداف المشروع

تتضمن معظم خطط المشاريع الاستراتيجية قسمًا يتم فيه الإعلان عن غايات وأهداف المشروع بوضوح. وقد تكون الأهداف مرتبطة بالوقت والتكلفة والجودة، فضلاً عن مجموعة من الأهداف الأخرى. ومن الضروري أن يتم تحديد هذه الأهداف بوضوح منذ البداية بحيث يكون لدى كل شخص معني بالمشروع مجال اختصاص واضح يعمل فيه.

وقد يتضمن هذا القسم أيضًا تفاصيل عن الأهداف الفرعية التي قد تتحقق بموازاة أهداف المشروع، وتنطوي على أهمية مساوية، لكنها قد تتطلّب تقنيات تخطيط وضبط مختلفة. ومثالٌ على ذلك أهداف الصحة والسلامة. فأداء الصحة والسلامة الناجح، باعتباره هدفًا فرعيًا، قد يكون هامًا بقدر (على سبيل المثال) إتمام المشروع ضمن الوقت المحدد. وقد يكون أداء الصحة والسلامة عامل نجاح حرجًا في بعض المشاريع. وقد تُفرض عقوبات قانونية شديدة بسبب الأداء غير المرضي أو عدم استيفاء شروط الصحة والسلامة.

أضف إلى ذلك أن الشركات تبحث بشكل متزايد في أداء الوعي للبيئة. وبات من الشائع أن نجد أهدافًا فرعية ترتبط بالتكاليف التشغيلية وإعادة التدوير.

الأقسام الخاصة بمواضيع محددة

في العادة، يتضمّن ما تبقى من خطة المشروع الاستراتيجية سلسلة من الأقسام الخاصة بمواضيع محددة. ويقدم المعيار البريطاني BS6079 نظام تعداد مقترح لهذه الأقسام، ويفصّل المعلومات التي ينبغي عرضها تحت كل عنوان. والمقصود من ذلك هو ضرورة أن يتم عرض كل خطط المشاريع الاستراتيجية بالطريقة نفسها، وأن يواجه كل عنوان خاص بموضوع محدد المسائل نفسها ويعرض المعلومات وفقًا للنسق نفسه. والجدير بالذكر أن العناوين الخاصة بالمواضيع المحددة تغطي كل نواحي مسار إدارة المشاريع، بدءًا من سياسة المشروع ووصولاً إلى إجراء إصدار الشهادة.

هذا ويتم عادةً تطوير أقسام خاصة من أجل الجدولة وضبط التكلفة. وتشمل هذه الأقسام الخطط الأصلية والتحديثات للسماح بإدراج التغييرات التي طرأت منذ وضع الخطط الأصلية. وفي بعض الأحيان، يتم تخصيص قسم مستقل لمفاعيل التغيير. ويتأثر بعض المشاريع إلى حد كبير بالتغييرات التي قد يُفرض بعضها وقد يُدخل الزبون بعضها الآخر عمدًا. ومن الطبيعي في الممارسة أن يتم تسجيل هذه التباينات وان يتم الاحتفاظ بسجل للتأثير المتوقع على الموعد النهائي لإنجاز المشروع وتكلفته.

هذا ويتم في العادة استحداث قسم يشكل تاريخ أو يوميات المشروع. ويستخدم مدير المشروع هذا القسم لتسجيل كل التبليغات والأحداث الهامة التي تطرأ في خلال العمل على المشروع. والواقع أن هذا القسم يشكل مرجعًا للتدقيق في حال دعت الحاجة إلى ذلك. كما أنه  يشكل مخزنًا للمعلومات يمكن استعماله لاحقًا في مراجعة ما بعد المشروع.

تحديث سجل المشروع

لا بدّ من الإشارة إلى أن خطة المشروع الاستراتيجية تتضمن كل المعلومات المرتبطة بالمشروع وتشكل وثيقة سجلات وفي الوقت نفسه علامة للمشروع كما تم تطويره والتخطيط له في الأصل. ومع تقدّم المشروع وتنفيذ التصاميم والخطط، يتم تحديث خطة المشروع الاستراتيجية بإعداد سجل محدّث و (إذا دعت الحاجة) مرجع للتدقيق يتم استخدامهما لاحقًا.

عمليًا، يتم تطوير خطة المشروع الاستراتيجية بمرور الوقت في خلال مسار التخطيط. وفي نظام إدارة المشاريع الخارجية، يجمع مدير المشروع خطة المشروع الاستراتيجية باستخدام المعلومات التي يوفّرها الاختصاصيون والمستشارون المختلفون في المشروع. والواقع أن بعض المؤسسات الخاصة بدأت تلجأ إلى وثائق شكلية لخطط المشاريع الاستراتيجية وتكيّفها من أجل استخدامها في كل مشروع تتولى تنفيذه. ويتمثل المساهمون النموذجيون في خطة المشروع الاستراتيجية بـ:

• مهندسي التصميم الذين يوفّرون الرسوم والجداول.
• مستشاري التكلفة الذين يوفّرون التقديرات وخطط التكلفة.
• المستشارين القانونيين الذين يوفّرون نسخًا عن أشكال العقود المختلفة.
• الزبون الذي يوفّر معلومات عن الغايات والأهداف.
• مدير المشروع الذي يوفّر معلومات عن التبليغات وأنظمة التنسيق الأخرى.
• الهيئات القانونية الخارجية.

ويتم في العادة تجميع خطة المشروع الاستراتيجية وفقًا لجدول زمني محدد. وتشمل خطة المشروع الاستراتيجية كل المعلومات الضرورية الخاصة بتصميم المشروع ومواصفاته لدى بدء المشروع أو تقديم العرض.

استخدام خطط المشاريع الاستراتيجية

والجدير بالذكر أن الزبائن يستخدمون خطط المشاريع الاستراتيجية بشكل متزايد كأساس لعروض المزايدة التنافسية على خدمات إدارة المشاريع الخارجية. وإنها لممارسة شائعة أن يكلّف الزبون مدير مشروع لخطة المشروع الاستراتيجية يتولى إدارة خطة المشروع الاستراتيجية الأولية وصولاً إلى مرحلة القاعدة. وتشمل خطة المشروع الاستراتيجية في هذه المرحلة كل المعلومات الخاصة بالمشروع التي يحتاج إليها مدير المشروع الخارجي كي يتمكّن من المزايدة على عقد خدمات مهنية خاص بالمشروع. والواقع أن لهذه المقاربة عددًا من الحسنات التي تجعلها أفضل من مسارات الاختيار التقليدية. ولعل الحسنة الأكثر أهمية تكمن في أن كل مستشار محتمل لإدارة المشاريع يستخدم المعلومات المفصّلة نفسها كأساس لعرض المزايدة الذي يقدّمه.

ويُنصح الطلاب الذين يُحتمل أن يجدوا أنفسهم في إحدى مراحل حياتهم المهنية في دور إدارة المشاريع بأن يحصلوا على نسخة من المعيار البريطاني BS6079 ويتعرفوا إلى العناوين المختلفة الخاصة بالمواضيع والمقترحة في خطة المشروع الاستراتيجية. وصحيح أن المعيار خاص بالمملكة المتحدة، إلا أنه يمكن اعتماده عمومًا وتكييفه ليتم استخدامه في معظم الدول.

ملخص

يشكل المعيار البريطاني BS6079 معيارًا وطنيًا آخر لممارسة إدارة المشاريع ويُعتبر علامة، ولا سيما فيما يتعلق بتحديد معايير الإجراءات والتوثيق. والواقع أن الوثيقة المعيارية الأكثر أهمية ضمن المعيار البريطاني BS6079 هي خطة المشروع الاستراتيجية. فتُعتبر هذه الخطة الشكل المعياري الشامل لتقديم وتسجيل أي خطة مشروع استراتيجية لمشروع كبير. وباستخدامها كنموذج أو إطار عمل، يستطيع مدراء المشاريع تطوير كل المشاريع وفقًا للشكل الأساسي نفسه. وتنطبق هذه المقدرة الشاملة على المستوى الدولي وفي الاختصاصات كافة على حد سواء.

معيار برينس (2 PRINCE) لإدارة المشاريع

مقدمة

تشكل برينس ۲ ( 2 PRINCE ) (إدارة المشاريع في بيئة منضبطة، النسخة الثانية) بديلاً عن المعيار البريطاني BS6079 وتشكل منهجية لإدارة المشاريع تغطي المؤسسة والإدارة وضبط المشاريع.

تولت الوكالة المركزية للاتصالات السلكية واللاسلكية عبر الكمبيوتر تطوير برينس PRINCE في العام ١٩٨٩. آنذاك، كان الهدف من هذه الممارسة أن تشكل المعيار الخاص بحكومة المملكة المتحدة لإدارة مشاريع تكنولوجيا المعلومات. ومنذ العام ۱٩٨٩، انتشر استخدامها وتم تطبيقها بنجاح على بعض المجالات غير تكنولوجيا المعلومات. وفي العام 1995، أُخضعت برينس PRINCE لمراجعة شاملة موسعة وتم في العام ١٩٩٦ اعتماد برينس ۲ (2 PRINCE). وقد شمل تطوير برينس ۲ (2 PRINCE) ائتلاف مستشارين في مجال إدارة المشاريع يعملون بموجب عقد لصالح الوكالة المركزية للاتصالات السلكية واللاسلكية عبر الكمبيوتر، فصادقت عليها أكثر من 150 مؤسسة واختصاصي في القطاعين العام والخاص.

منهجية برينس (2 PRINCE)

إن ( 2 PRINCE ) مبنى على نموذج مسارات المشروع الذي ينطوي على تفكيك المشروع إلى مسارات المكوّنات. بعد ذلك، يتم تحديد كل مسار على أساس مدخلاته ومخرجاته الرئيسة كما على أساس غايات وأهداف كل مسار. هي إذًا ترتكز على دورة حياة المشروع، مع تقييم كل مكوّن وتحليله بشكل مستقل. ويبيّن نموذج المسارات (أنظر شكل 4.27) كيف يمكن تقسيم أي مشروع إلى عناصر يمكن إدارتها ويتم التعامل مع كل عنصر منها بشكل مستقل، ما يسمح باستخدام الموارد بمزيد من الفعالية وقياس التقدّم بمزيد من الدقة.

يُبنى مشروع برينس۲ (2 PRINCE) على الحالة العملية للمشروع التي تصف التحفيز الكامن في المؤسسة والالتزام بالمشروع. فالحالة العملية ليست وثيقة جامدة، بل تتم مراجعتها بشكل منتظم على مر دورة حياة المشروع.

تتمثل الفوائد الأساسية لمقاربة برينس۲ ( 2 PRINCE ) ما يلي:

• توفّر هيكلية مشروع محددة المعايير وواضحة المعالم في بدايتها ومنتصفها ونهايتها.
• تسمح بإجراء مراجعات منتظمة ومفصّلة للتقدّم الفعلي مقارنة بالتقدّم المخطط له.
• تسمح بإجراء مراجعات منتظمة ومفصّلة للتقّدم الفعلي مقارنة بالحالة العملية.
• تحدد نقاط القرار المرنة وتسمح باستخدامها.
• تحدد أي انحراف عن خطة المشروع وتسمح بضبطه آليًا.
• تضمن تعزيز الوقت المخصص لمساهمة الإدارة وأصحاب المصلحة إلى الحد الأمثل في خلال دورة حياة المشروع.
• تشجع وتطور قنوات التواصل الجيدة بين المشروع ومدير المشروع وباقي المؤسسة.

ملخص

تشكل برينس۲ (2 PRINCE) منهجية للمشاريع المبنية على تكنولوجيا المعلومات والأنظمة البيروقراطية. وهي ليست خصمًا للمعيار البريطاني BS6079 وإنما بديلاً عنه، فهي تستهدف قاعدة زبائن مختلفة، وتحاول تحقيق أهداف مختلفة. أضف إلى ذلك أنها تُستخدم على نطاق واسع في التطبيقات المكتبية علمًا بأن استعمالها ينحصر إلى حد كبير في المملكة المتحدة باعتبار أنه تم تصميمها وتطويرها خصيصًا للتطبيقات القائمة فيها.

سلّط هذا القسم الضوء على بعض المعايير الأساسية التي تنطبق على ممارسة إدارة المشاريع التي تشكل اختصاصًا دوليًا شاملاً ينبغي احترام المعايير الوطنية والدولية فيه قدر المستطاع.

نجد في المستوى الأعلى جمعية إدارة المشاريع الدولية التي تشكل الهيئة العالمية لممارسة إدارة المشاريع. أما المستوى التالي، فيضم الهيئات الوطنية المختلفة لممارسة إدارة المشاريع في الدول الفردية، مثل جمعية إدارة المشاريع في المملكة المتحدة ومعهد إدارة المشاريع في الولايات المتحدة. والجدير بالذكر أن هاتين الهيئتين قد أنشأتا هيئتي معرفة في محاولة لتحديد ومعايرة مجالات الخبرة المطلوب توافرها لدى الممارسين في كل من الدولتين. أضف إلى ذلك أن الهيئات الوطنية تنتج بشكل متزايد شروط التزام معيارية وإجراءات معيارية أخرى لممارسة إدارة المشاريع.

وفي بعض الدول، أنتجت المعاهد الوطنية للمعايير أيضًا أصول ممارسة ومعايير وطنية لإدارة المشاريع. ومثالٌ على ذلك المعيار البريطاني BS6079 الذي أنتجه المعهد البريطاني للمعايير. ويتضمّن هذا المعيار إرشادات وتوصيات هامة للممارسة، مثل استخدام خطة المشروع الاستراتيجية لكل مشروع.

وعند المستوى الأدنى، أنتجت الصناعات والقطاعات والشركات الفردية أصول ممارسة وإرشادات خاصة بها فيما يتعلق بممارسة إدارة المشاريع. والواقع أن هذه الأصول والإرشادات تختص في العادة بالقطاع وترتبط بالمسارات التشغيلية للشركات المعنية.

عمليًا، يعتمد مستوى استخدام المعايير في إدارة المشاريع على سياسات الشرطة الفردية وعلى مستوى اعتماد المعايير في الممارسات المهنية. وتتجلّى مبررات قوية لاعتماد المعايير حيثما يكون ذلك ممكنًا، باعتبار أن هذا الاختصاص دولي وشامل.

المصدر

• الوحدة الرابعة من كتاب إدارة المشاريع، الهيكليات والمقاييس المؤسساتية لإدارة المشاريع. تأليف الأستاذ ألكسندر روبرتس والدكتور وليام والاس، جامعة هيريوت وات، كلية إدارة الأعمال، إدنبرة، إسكتلندا، المملكة المتحدة.
• موسوعة إدارة المشاريع، مركز البحوث والدراسات متعدد التخصصات.