استفد من التحرير الانسيابي والاستعلامات الفعّالة وإمكانات إعداد التقارير المفيدة في أكسس Access عن طريق نسخ البيانات من إكسل Excel وذلك بنسخ جدول بيانات Excel ووضع البيانات في جدول موجود أو في جدول جديد فارغ في أكسس Access.
خطوات نسخ البيانات من Excel
قبل نسخ البيانات من إكسل Excel إلى أكسس Access، تأكد من أنها متناسقة ومهيكلة بحيث يتم نسخها بشكل سلس وصحيح. ويمكن تفصيل هذه الخطوات فيما يلي:
تنظيف البيانات
- يجب أن تكون كل البيانات الموجودة في العمود من نفس النوع ويجب أن يكون لها تنسيق مطابق. على سبيل المثال، في حقل رقم الهاتف، تأكد من أن كل أرقام الهاتف تتضمن رمز منطقة ولكن بدون بادئة البلد، تتضمن كل العناوين المدينة والولاية ولكن بدون الدولة، وتتضمن كل الأسعار خانة السنتات إذا قمت باستخدام العملة (0.00).
- قم بإزالة أي عناوين فرعية أو صفوف موجزة أو تعليقات وصفوف فارغة.
ملاحظة: إذا لزم الأمر، أضف هذه الإجراءات لاحقًا باستخدام استعلام Access وتجميع التقارير والإجمالي.
- إذا كنت تقوم بلصق البيانات في جدول أكسس Access موجود، فتأكد من أن جدول البيانات يتضمن عدد الأعمدة نفسه، وبالترتيب نفسه، كجدول أكسس Access. من الناحية الأخرى، إذا كنت تخطط لإنشاء جدول Access جديد باستخدام هذه البيانات، فقم بتسمية الأعمدة وترتيبها بالطريقة التي تفضلها.
تلميح: إن أفضل ممارسة لقاعدة البيانات هي سرد كل جزء من المعلومات المنفصلة في العمود الخاص بها. على سبيل المثال، قم بفصل الاسم الأول واسم العائلة في أعمده مختلفة، وافصل بين عنوان الشارع والمدينة والولاية والرمز البريدي.
- لقراءة المزيد حول موضوع تنظيف البيانات بتعمق أكثر، يمكنك مراجعة موضوع: طرق وإجراءات تنظيف البيانات، ضمن فصول كتاب تنقيب البيانات.
إضافة بيانات Excel إلى جدول جديد
- حدد البيانات في إكسل Excel التي تريد إضافتها إلى الجدول وانسخها.
- في أكسس Access، حدد الصفحة الرئيسية > لصق.
- للإشارة إلى ما إذا كان الصف الأول من البيانات يحتوي على عناوين الأعمدة، حدد نعم أو لا.
- إذا كنت ترغب في ذلك، فقم بإعادة تسمية الجدول والحقول.
إضافة بيانات إكسيل Excel إلى جدول موجود
- حدد البيانات في إكسيل Excel التي تريد إضافتها إلى الجدول وانسخها.
- في أكسس Access، افتح الجدول الذي تريد لصق البيانات فيه.
- في نهاية الجدول، حدد صفًا فارغًا.
- حدد الصفحة الرئيسية > لصق > لصق إلحاقي.
عند نسخ بيانات إكسيل Excel إلى قاعدة بيانات أكسس Access، تبقى البيانات الأصلية في Excel بدون تغيير، حتى لو قمت بتعديلها في Access.
المصدر
- نظام إدارة قواعد البيانات مايكروسوفت أكسس Microsoft Access، د. م. مصطفى عبيد، مركز البحوث والدراسات متعدد التخصصات، 2022.
- الموقع الرسمي لشركة مايكروسوفت Microsoft.