تحذير: تنطبق المعلومات الموجودة في هذه المقالة فقط على قواعد بيانات سطح المكتب في Access. لا تدعم تطبيقات Access على الويب التقارير.
قبل مشاركة قاعدة البيانات مع الآخرين، ضع المعلومات بتنسيق يسهل فهمه. وذلك من خلال إنشاء تقارير أساسية تكون مهمتها عرض المعلومات الموجودة في قاعدة البيانات وتنسيقها وتلخيصها باستخدام مميزات وأدوات تصميم التقارير في أكسس Access.
خطوات إنشاء تقارير أساسية في أكسس Access
- في جزء التنقل، حدد مصدر سجلات. قد يكون مصدر السجل للتقرير جدولا أو استعلامًا تم حفظه وتسميته مسبقًا لهذا الغرض. يجب أن تحتوي (الجداول أو الاستعلامات) على كل صفوف وأعمدة البيانات التي تريد تضمينها في التقرير.
- في علامة التبويب إنشاء، حدد أداة التقرير التي تريد استخدامها.
أدوات إنشاء وتصميم التقارير واستخداماتها
فيما يلي وصفًا موجزًا لكل أداة من أدوات تصميم التقارير وشرح استخدامها في أكسس Access:
| أداة التقرير | الوصف |
|---|---|
| تقرير | تمكنك إنشاء تقرير جدولي بسيط يحتوي على كافة الحقول الموجودة في مصدر السجلات الذي حددته في جزء التنقل. |
| تصميم التقرير | تمكنك من فتح تقرير فارغ في طريقة عرض التصميم، ثم تضيف فيه الحقول وعناصر التحكم التي تحتاجها. |
| تقرير فارغ | فتح تقرير فارغ في طريقة عرض التخطيط، ثم حدد أنت الحقول التي تريد إضافتها من قائمة الحقول. |
| معالج التقارير | فتح معالج مخصص لإنشاء التقارير التلقائية، اتبع الإرشادات لتحديد الحقول ومستويات التجميع والفرز وخيارات التخطيط التي تناسبك. |
| الملصقات | حدد أحجام الملصقات القياسية أو المخصصة، والحقول التي تريد تضمينها في التقرير، والطريقة التي تريد من خلالها فرزها. |
إضافة تجميع أو فرز أو إجماليات إلى الحقول في التقرير
- في طريقة عرض التصميم، افتح التقرير.
- إذا لم يكن الجزء التجميع والفرز والإجمالي مفتوحًا بالفعل، في علامة التبويب تصميم، حدد تجميع & فرز.
- حدد إضافة مجموعة أو إضافة فرز، ثم حدد الحقل الذي تريد تجميعه أو فرزه.
- لتعيين المزيد من الخيارات ولإضافة الإجماليات، في المجموعة أو جزء الفرز، حدد المزيد.
الشكل التالي يوضح مثال على استخدام التقارير في إظهار تقرير المبيعات السنوي لإحدى الشركات، ويظهر فيه حقول كل من المنتج، مع تجميع قيمة المبيعات الربع سنوية خلال ثلاثة أرباع السنة أو 9 أشهر.
المصدر
- نظام إدارة قواعد البيانات مايكروسوفت أكسس Microsoft Access، د. م. مصطفى عبيد، مركز البحوث والدراسات متعدد التخصصات، 2022.
- الموقع الرسمي لشركة مايكروسوفت Microsoft.